運用零碎時間

by 吳 櫂暄
《IBEING》系列分享
作者:許智筌
2019/05/18

平時除了中午、晚上餐期之外,自己又多接了一個新的業務──人事相關,舉凡幫同事請特休、病假、改班別、同事時數異常的話要在系統內調整、統計加班時數、檢查同事是否上下班都有簽到都是工作範疇,好在我們負責這項業務有三位同事(主任、領班和我),所以三人平均承擔的業務不算太多,其中一人或兩人休假也都有代理人可以協助,其實是滿理想的分工方式。

有別於過往只要負責餐廳的包材,一個星期約巡貨兩次,月初領完一個月所需要的安全庫存量基本上就可以維持營運上的順暢,不用擔心不夠用的問題,然而,現在比較有挑戰的事情得自己想辦法騰出時間來做第二份業務並且讓自己有一些休息時間,以便確保晚上餐期保有精神。

老實說,剛接一份新業務會有段適應期,曾經,我因為精神不濟、專注力下降有一陣子常寫錯或算錯晚班班別同事的時數,後來就先到員工餐廳走走並採取「先喝杯咖啡再繼續」的方式來挺過一次次的「想睡時刻」。

工作通常不會一帆風順,空班時間部門有時會有內部訓練課程要上或者有部門會議要開,又有可能會被主管安排到驗收協助拉貨上來,但我也想辦法一一克服,即便真的到最後當天空班時間不夠完成心中待辦的進度緊接著忙碌的餐期又要展開了,我會提早2小時來做,就不信做不完、做不好、做不到位。

由於目前有兩個業務在手,所以,現在都會再更進一步思考要怎麼運用會比較有彈性,不是死板板一定得按照計畫走不可。什麼時候業務可以晚點做?什麼時候可以提早完成又不至於影響平時的工作並配合團隊完成目標?如果萬一真的忙不過來,是否可以請主管或同事或實習生協助而非都得獨自扛下責任,以上是我參與新舊業務後的小小體會。

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